Política de tratamiento

de datos personales

Por medio del presente documento DISTRIQUÍMICOS ALDIR S.A.S. se permite emitir la siguiente política de tratamiento de datos personales aplicadas al interior de la empresa, dando pleno cumplimiento a lo dispuesto en la Constitución Política en su artículo 15, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Resolución 76434 de 2012 y demás disposiciones complementarias que serán aplicadas por DISTRIQUIMICOS ALDIR S.A.S. respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.

 

Que de conformidad con la ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones para la protección de datos personales, en concordancia con el decreto 1074 de 2015 modificado por el decreto 1759 de 2016 los Responsables del Tratamiento, personas jurídicas de naturaleza privada y sociedades de economía mixta inscritas en las cámaras de comercio del país, deberán realizar la referida inscripción del manejo de las bases de datos personales a más tardar el treinta (30) de junio de 2017, de acuerdo con las instrucciones que para el efecto imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

Que corresponde tanto a las directivas de DISTRIQUÍMICOS ALDIR S.A.S., como a sus empleados y terceros contratistas, observar, acatar y cumplir las órdenes e instrucciones que de modo particular imparta la empresa respecto de los datos de carácter personal cuya divulgación o indebido uso pueda generar un perjuicio a los titulares de la misma, en cumplimiento de los derechos contenidos en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, ley 1581 de 2012 y ley 1273 de 2009.

 

Que DISTRIQUÍMICOS ALDIR S.A.S. tendrá en cuenta las obligaciones de protección a sus empleados, de tal manera que enfocará todos los esfuerzos y recursos que la situación exija, para proteger la información personal de sus trabajadores; de igual manera, éstos últimos asistiendo su obligación legal y moral en su calidad de empleados se comprometen a contribuir en la gestión segura de la información de carácter personal de cualquier tipo de relación laboral, legal o comercial que tenga su empleador.

 

Que las normas legales relacionadas con los datos personales establecen sanciones económicas, comerciales y privativas de la libertad, por lo cual es fundamental la cooperación entre DISTRIQUÍMICOS ALDIR S.A.S. y los destinatarios de esta norma, con el fin de garantizar el cumplimiento de los derechos a la intimidad, al habeas data y a la protección de datos personales, evitando así perjuicios para cualquiera de las partes y/o terceros.

 

Habiendo hecho las anteriores consideraciones concernientes a la política de protección de datos personales de la empresa DISTRIQUÍMICOS ALDIR S.A.S., se plantean las siguientes disposiciones para su cumplimiento y aplicación, siendo estas de obligatorio cumplimiento para sus destinatarios.

 




1.   ALCANCE

 

Está política aplica para todos los datos personales registrados en las bases de datos de Aldir S.A.S, sus socios, aliados comerciales y cualquier otra relacionada con la compañía, quien actúa en calidad de responsable de tratamiento de los datos personales.

 

El titular del dato queda informado y consciente del tratamiento de datos suministrados durante cualquier relación comercial y/o laboral, y aquellos obtenidos durante la navegación en la página web y los que se generen durante la ejecución de estas actividades, incluidas las cookies y las transferencias internacionales de los datos que pudieren realizarse, de acuerdo con las finalidades establecidas en la presente política.

 

Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para las finalidades aquí señalados, y por tanto, Aldir S.A.S. no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que: (i) exista autorización expresa para hacerlo; (ii) sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados; (iii) sea necesario con el fin de proveer o adquirir servicios y/o productos;(iv) sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de Aldir S.A.S. o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto; (v) la información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de restructuración de la sociedad; (vi) que sea requerido o permitido por la ley.

 

Aldir S.A.S. podrá subcontratar con terceros el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, Aldir S.A.S. advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, prohibiéndose el uso de la información para fines distintos a los encargados por Aldir S.A.S y los autorizados por el Titular del dato y se solicitará la no divulgación de la información personal encomendada a otros.




2. DEFINICIONES 

 

Con el fin de tener una óptima comprensión de las estipulaciones relacionadas en las presentes políticas de protección de datos personales, los siguientes términos serán interpretados y entendidos de manera exacta a la definición que aquí se plasma, sin que haya lugar a exégesis, dualidades o entendimiento diferente:

 

AUTORIZACIÓN: Es el consentimiento que da cualquier persona para que las empresas o personas responsables del tratamiento de la información, puedan utilizar sus datos personales.

 

AVISO DE PRIVACIDAD: Es una de las opciones de comunicación verbal o escrita que brinda la ley para darle a conocer a los titulares de la información, la existencia y las formas de acceder a las políticas de tratamiento de la información y el objetivo de su recolección y uso.

 

BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que es o será objeto de tratamiento.

 

DATO O INFORMACIÓN PRIVADA: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada se encuentra en el ámbito propio del titular y solo es relevante para éste, sólo puede accederse por orden de autoridad judicial competente y en ejercicio de sus funciones, ejemplo de esta información son los libros de los comerciantes, los documentos privados, las historias clínicas, los datos que se obtienen cuando hay inspecciones en domicilios, entre otros.

 

DATO O INFORMACIÓN SEMIPRIVADA: Son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al titular sino a cierto sector o a la sociedad en general. Los datos financieros y crediticios de la actividad comercial o de servicios, son algunos ejemplos.

 

DATO PERSONAL: Se trata de cualquier información vinculada a personas naturales y jurídicas tales como: Nombre, apellido, teléfono, estado civil, número de identificación, correo electrónico, domicilio, fecha de nacimiento, edad, nacionalidad

 

DATOS PÚBLICOS: Es la información personal que está contenida en registros públicos, documentos públicos, boletines oficiales y sentencias judiciales no sometida a reserva tal como el estado civil, profesión u oficio.

 

DATOS SENSIBLES: La información vinculada a personas naturales o jurídicas que afectan su intimidad o pueden generar discriminación tal como: origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, datos relativos a la salud, vida sexual y los datos biométricos.

 

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Es la persona natural o jurídica, autoridad pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros perteneciente a ALDIR S.A.S., realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

 

FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Es toda persona, entidad u organización que, en virtud de una relación de cualquier índole, por autorización legal o del titular de la información, suministra datos a un operador de información, que a su vez los entrega a un usuario final. Responde por la calidad de la información personal de los titulares y la que suministra al operador. Se entiende que, si la fuente entrega la información directamente a los usuarios, tendrá la doble condición de usuario y operador, y por tanto le aplicará el régimen de responsabilidad de ambos.

 

HABEAS DATA: el habeas data es el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y/o privadas.

 

INFORMACIÓN FINANCIERA: Es aquella referida al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, con independencia del vínculo o naturaleza contractual que le dé origen.

 

OPERADORES DE LA INFORMACIÓN: Es la persona, entidad u organización que recibe de la fuente, datos personales sobre varios titulares de la información, los administra y los pone en conocimiento de los usuarios. Deben cumplir con los deberes y responsabilidades previstos para garantizar los derechos de los titulares de la información.

 

TITULAR: Es aquella persona natural o jurídica dueña de la información personal. Si se trata de un menor de edad, se trata como titular al Represente legal del menor

 

TRANSFERENCIA: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

 

TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

 

TRATAMIENTO DE DATOS: Cualquier operación o conjunto de operaciones y procedimientos técnicos de carácter automatizado o no que se realizan sobre datos personales, tales como la recolección, grabación, almacenamiento, conservación, uso, circulación, modificación, bloqueo, cancelación, entre otros.

 

USUARIO: Es la persona natural o jurídica que puede acceder a la información personal suministrada por el operador o la fuente, o directamente por el titular de la información. La norma prevé que en el caso de que el usuario transfiera información directamente al operador, tendrá simultáneamente las calidades de usuario y fuente, asumiendo los deberes y responsabilidades de ambos. 




3.   Principios

 

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012 se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios rectores:

 

PRINCIPIO DE FINALIDAD: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.

 

PRINCIPIO DE LIBERTAD: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

 

PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

 

PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

 

PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas por la ley.

 

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.

 

PRINCIPIO DE SEGURIDAD: la información sujeta a tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros. 




4.   Tratamiento de datos personales

 

Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de ALDIR S.A.S., en calidad de responsable o encargado del mismo, se regirán por los siguientes parámetros.

 

Finalidades Generales:

 

a) Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto de los negocios jurídicos y/o relaciones comerciales celebrado con el Titular del dato.

 

b) Cumplir con las obligaciones contraídas con nuestros socios, filiales, clientes y sus filiales, usuarios, proveedores y sus filiales, aliados de negocios, subcontratistas, outsourcing y demás terceros públicos y/o privados, relacionados directa o indirectamente con el objeto social de la compañía.

 

c) Generar una comunicación óptima en relación con nuestros servicios, productos, promociones, facturación y demás actividades relacionadas con nuestros servicios y productos, a través de cualquier medio electrónico, físico, telemático, telefónico, biométricos y cualquier otro medio idóneo que permita la comunicación.

 

d) Realizar, a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros, actividades de mercadeo, promoción y/o publicidad propia o de terceros, venta, facturación, gestión de cobranza, recaudo, programación, soporte técnico, inteligencia de mercados, mejoramiento del servicio, verificaciones y consultas, control, comportamiento, hábito y habilitación de medios de pago, prevención de fraude, así como cualquier otra relacionada con nuestros productos y servicios, actuales y futuros, para el cumplimiento de las obligaciones jurídicas y de nuestro objeto social.

 

e) Recolectar, tratar, encargar, transmitir y transferir los datos obtenidos a nivel nacional e internacional para cumplir con las reglas, políticas, estándares y leyes de Colombia, Latinoamérica y la Unión Europea relacionadas con las buenas prácticas empresariales, bajo una cultura ética, diligente y leal.

 

f)  Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación con la compañía.

 

g) Realizar procesos de auditoría interna y/o externa.

 

h) Registrar a las personas que ingresan y permanecen en las instalaciones físicas de la compañía a través del diligenciamiento de formularios, grabaciones audiovisuales, y/o verificación de identidad biométrica.

 

i)  Tratándose de relaciones laborales, la compañía de manera adicional realizará un tratamiento específico y detallado de los datos relacionados con esta relación contractual, y los datos obtenidos podrás ser usados para consultar cualquier tipo de información con fines de seguridad.

 

j)  Cumplir con los parámetros de seguridad e integridad de nuestras instalaciones, empleados y terceros.

 

k) Usar los datos con la finalidad de mejorar los sistemas de seguridad e integridad de nuestras instalaciones, empleados y terceros, así como para actuaciones administrativas, laborales, judiciales y legales.

 

l)  Gestionar trámites (solicitudes, quejas y reclamos).

 

m) Atender los requerimientos judiciales o administrativos, así como cumplir los mandatos judiciales, administrativos o legales que le sean impuestos a la compañía. 


MECANISMOS DE OBTENCIÓN DE DATOS:

 

  • Elementos electrónicos y tecnológicos de la compañía.
  • Página web de la compañía.
  • Circuito cerrado de televisión.
  • Elementos de verificación biométrica tales como sensores de huella dactilar y sistemas de reconocimiento facial.
  • Formularios y documentos solicitados por la compañía para diligenciamiento mecanográfico o a través de cualquier medio digital.
  • E-commerce.

 

Lo anterior se realiza de manera enunciativa, por lo tanto, los mecanismos descritos no serán exclusivos para la obtención de datos por parte de la compañía, y como consecuencia, podrán ser utilizados cualquiera de los mecanismos que la compañía considere idóneos para la obtención y tratamiento de datos personales.

 

Adicional a las finalidades generales y respecto de los datos de nuestros clientes y proveedores se enuncian las siguientes:

 

A. Clientes

 

1)   Elaborar los perfiles necesarios con fines estadístico-actuariales para la valoración y delimitación del hábito de compra lo más ajustado a sus circunstancias.

 

2)   Ofrecer un portafolio más personalizado y ajustado a sus necesidades de acuerdo con los perfiles obtenidos y/o solicitudes específicas.

 

3)   Enviar información sobre cambios en las condiciones de los productos ofrecidos por la compañía de acuerdo con los perfiles obtenidos y/o solicitudes específicas.

 

4)   Fortalecer las relaciones con los clientes y consumidores finales, mediante los mecanismos directos e interactivos que nos permitan obtener información relevante sobre las compras y evaluación de la calidad del servicio y producto.

 

5)   Evaluar y revisar constantemente los aspectos que se desprendan de su experiencia con el servicio prestado por la compañía, en observancia a los hábitos de consumo, preferencia, interés de compra, prueba y evaluación de producto, concepto, evaluación del servicio, satisfacción, entre otras.

 

6)   Prestar asistencia, servicio y soporte técnico de nuestros productos y servicios.

 

7)   Circulación de estados de cuenta a los clientes y/o terceros mediante el reporte de centrales de información y base de datos, electrónica y telefónicamente.

 

8)   Verificar el cumplimiento de las obligaciones pasadas, presentes y futuras con la compañía y terceros, a través de la consulta de información financiera e historia crediticia, así como reportar centrales de información financiera (a manera enunciativa DataCredito y/o similares) el cumplimiento de las mismas.

 

B. Proveedores:

 

1)   Elaborar los perfiles necesarios con fines estadístico-actuariales para la valoración y delimitación del riesgo lo más ajustado a los productos y servicios adquiridos.

 

2)   Enviar información respecto de las condiciones de compra y abastecimiento emitidas por la compañía.

 

3)   Evaluar y revisar constantemente los aspectos que se desprendan del servicio o producto que la compañía adquiere, en observancia a su puntualidad en el cumplimiento de obligaciones, garantías, distribución del riesgo, formas de pago, devolución y/o homologación de producto, descuentos, entre otras.

 

4)   Procesar la información financiera relacionada con la ejecución del negocio.

 

 

4.1.       TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

 

La recolección de datos de personas jurídicas y naturales que ALDIR S.A.S. trate en desarrollo de acciones relacionadas con la comunidad, bien sea consecuencia de responsabilidad social empresarial o de cualquiera otra actividad, se sujetará a lo dispuesto en esta norma. Para el efecto, previamente ALDIR S.A.S. informará y obtendrá la autorización de los titulares de los datos en los documentos e instrumentos que utilice para el efecto y relacionados con estas actividades de la siguiente manera:

 

ALDIR S.A.S. realiza el tratamiento de la información personal con la debida autorización del titular, salvo que se traten de datos personales públicos, en cuyo caso por expresa disposición de la ley, no se requiere de autorización para su tratamiento.

 

ALDIR S.A.S., realiza el tratamiento de la información personal durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento y en todo caso, hasta cuando el titular de la información personal se lo indique ya sea en la autorización o en documento posterior.

 

Si ALDIR S.A.S. realiza el tratamiento de la información personal por medio de un tercero ajeno, mantendrá vigente con ese tercero un acuerdo de transmisión de información personal con el ánimo de proteger y salvaguardar en debida forma dicha información personal y para que el tratamiento de la información personal se realice con base en la presente política de protección de información personal y conforme a la ley 1581 de 2012 sobre la protección de datos personales.

 

4.2.       TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PERSONAL ESPECIAL DISTRIQUÍMICOS ALDIR S.A.S.

 

Realizará tratamiento de la información personal sensible siempre y cuando se cumplan los siguientes supuestos:

 

Se le comunique al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.

 

Se le comunique de forma explícita y previa cuáles son los datos sensibles que serán objeto de tratamiento y la finalidad del tratamiento.

 

Contar con la debida autorización previa y expresa del titular.

 

 

 

4.3.       TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD DISTRIQUÍMICOS ALDIR S.A.S.

 

realizará el tratamiento de la información personal de los niños y adolescentes cuando con ocasión de alguna circunstancia laboral o comercial se deba tratar el mismo, con la debida autorización del Representante Legal del menor de edad, siempre y cuando se cumplan los siguientes supuestos:

 

Cuando la información personal sea de naturaleza pública.

 

Cuando se asegure el respeto de los derechos fundamentales de los menores de edad.

 

Cuando se le comunique al Representante Legal del menor de edad que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento. 





5.   Derechos de los titulares de datos personales objeto de tratamiento de por parte de Distriquimicos Aldir S.A.S.

 

Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente, para lo cual se deberá acreditar su identidad, podrán ejercer los siguientes derechos:

 

a)   Acceder, conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales frente a los responsables el Tratamiento o Encargados del Tratamiento.

 

b)   Ejercer los derechos constitucionales o legales relacionados con el tratamiento de datos, y en especial el derecho fundamental al hábeas data y de petición, mediante los mecanismos establecidos para tal fin.

 

c)   Solicitar prueba de la existencia de la autorización expedida por el Titular de los datos, así como el uso que se le haya dado a los mismos, salvo cuando expresamente se exceptúe legalmente como requisito para el Tratamiento.

 

d)   Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley.

 

e)   Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando el titular así lo solicite o cuando no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

 

Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos.


Párrafo nuevo



      6.  Deberes de Distriquimicos Aldir S.A.S.

Aldir S.A.S tiene presente que los Datos Personales son de propiedad exclusiva de las personas a las que se refieren y solamente ellas tienen la capacidad de decidir sobre estos datos. En ese sentido, Aldir S.A.S hará uso de los Datos Personales recolectados únicamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la protección de Datos Personales

 

Aldir S.A.S atenderá los deberes previstos para los Responsables del Tratamiento de Datos personales, los cuales se encuentran contenidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y las demás norma que lo reglamenten, modifiquen o sustituyan.

 

Adicional a las obligaciones impuestas por la Ley, Aldir S.A.S. posee las siguientes:

 

El reporte de información negativa sobre incumplimiento de obligaciones de cualquier naturaleza, que hagan las fuentes de información a los operadores de bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países, sólo procederá previa comunicación al titular de la información, con el fin de que este pueda demostrar o efectuar el pago de la obligación, así como controvertir aspectos tales como el monto de la obligación o cuota y la fecha de exigibilidad. Dicha comunicación podrá incluirse en los extractos periódicos que las fuentes de información envíen a sus clientes. Se podrá efectuar el reporte de la información transcurridos veinte (20) días calendario siguientes a la fecha de envío de la comunicación en la última dirección de domicilio del afectado que se encuentre registrada en los archivos de Aldir y si es del caso, dar cumplimiento a la obligación de informar al operador, que la información se encuentra en discusión por parte de su titular, cuando se haya presentado solicitud de rectificación o actualización y esta aún no haya sido resuelta.




            7. Aviso De Privacidad

En el evento en el que Aldir S.A.S no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, mantendrá publicada y actualizada la presente política para consulta por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.




8.  Procedimiento para atención y respuesta a peticiones, consultas y reclamos

Las vías que se han implementado para garantizar el ejercicio de dichos derechos a través de la presentación de la solicitud respectiva son:

 

Comunicación escrita dirigida a Distriquimicos Aldir S.A.S, Avenida Calle 24 No. 95-12 Bodega 21 – Parque Industrial Portos, Bogotá.

 

Solicitud presentada al correo electrónico: aldirhabeasdata@aldir.co;

 

Solicitud presentada a través del teléfono PBX (60 1) 4288070 al área jurídica.

 

La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del Titular, documentos que acrediten la identidad del solicitante, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

 

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

 

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, el receptor dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

 

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.





9. Medidas De Seguridad 

  • En el tratamiento de los datos personales objeto de regulación en esta norma, ALDIR S.A.S. cuenta con las siguientes medidas de seguridad:


  • Dentro del contrato de trabajo para los empleados y el emitido para los clientes, se cuenta con cláusula de confidencialidad


  • En las instalaciones de Aldir reposa acuerdo de confidencialidad por parte de los empleados


  • Se realiza capacitación del manejo de la base de datos



  • Publicación de las políticas de seguridad de la información y protección de datos personales en la página web de la compañía 





10. Autorización Para El Manejo De Datos Personales 


En desarrollo del principio del Consentimiento Informado, el titular del dato tiene derecho a otorgar su autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para tratar sus datos personales en ALDIR S.A.S.

 

  • De manera excepcional, esta autorización no será requerida en los siguientes casos:
  • Cuando sea requerida por entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.
  • Cuando se trate de datos de naturaleza pública.
  • En casos de emergencia médica o sanitaria.
  • Cuando sea tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Cuando se trate de datos personales relacionados con el Registro Civil de las personas 
  • En estos casos, si bien no se requiere de la autorización del titular, si tendrán aplicación los demás principios y disposiciones legales sobre protección de datos personales. 




11. Mecanismos y formas para otorgar la autorización. 


La autorización del titular de la información constará en cada uno de los canales y mecanismos de Zción de datos de ALDIR S.A.S. Así, podrá constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. La autorización será emitida por el titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012.

 

Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento al titular de los datos personales, tanto el hecho que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquiera alternativa a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal. 




12.  Procedimientos para el almacenamiento de datos personales distriquímicos aldir s.a.s.  


Adoptará medidas técnicas y administrativas adecuadas y suficientes que permitan el cuidado y conservación de los datos personales de los titulares.

 

De igual forma, la implementación de estas medidas permitirá la conservación de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para el tratamiento de los mismos.

 

ALDIR S.A.S. adoptará todos los mecanismos para guardar la confidencialidad de la información y se abstendrá de usar la información para fines diferentes a los expresamente autorizados por el titular. 



13.  Responsable Y Encargado Del Manejo De Las Bases De Datos Personales 


RESPONSABLE:

 

El responsable del tratamiento de la información personal a que tenga acceso la empresa ALDIR S.A.S, será quien desempeñe el cargo de Asesor Jurídico y es el encargado de realizar las peticiones, consultas y reclamos.

 

ENCARGADO:


El encargo del tratamiento de la información personal a que tenga acceso la empresa ALDIR S.A.S, será quien desempeñe el cargo de Asesor Jurídico, que para efectos de la presente política tendrá la obligación de comunicarse dentro de la respectiva solicitud de autorización y ejercer una comunicación permanente entre el titular del dato y la empresa.

 



14. Temporalidad del tratamiento de datos personales 




La información suministrada por los clientes y usuarios permanecerá almacenada hasta por el término necesario a partir de la fecha del último tratamiento, para permitirnos el cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales a su cargo de acuerdo a la norma en materia contable, laboral, fiscal y tributaria.




15. Fecha de entrada en vigencia




La presente Política de Datos Personales fue creada el día 10 de mayo de 2017, revisada, modificada y ajustada el día 01 de agosto del año 2023 y entra en vigencia a partir del día 02 de agosto de 2023, dejando sin efecto los reglamentos y manuales anteriores al presente documento. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de la página web: www.aldir.co


Share by: